Tarefas Realizadas pelo RH
:: Integrar a pessoa à empresa. O contratado deve se submeter a um exame médico admissional para poder fazer parte do livro de registro de empregados. Caso seja o primeiro emprego do novo funcionário, inscrevê-lo no PIS/PASEP (Programa de Integração Social, no caso de organização da iniciativa privada, e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público, no caso de empresa pública).Trata-se de um benefício pago pelo governo ao trabalhador. Quem ganha até dois salários mínimos, está cadastrado no programa há cinco anos e trabalhou pelo menos um mês com carteira assinada no ano anterior tem direito a receber um salário mínimo por ano.
:: Realizar adições e deduções de remunerações nos cadastros de pessoal, tais como horas extras, atrasos, licenças, abonos, qüinqüênios, adiantamentos de salário, férias, adicionais de funções, periculosidade, aviso prévio, indenizações etc. Para cada uma dessas situações é preciso preencher um documento.
:: Fazer anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e calcular descontos e contribuições sociais - INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social), FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) e contribuição sindical.
:: Elaborar relatórios contendo informações gerenciais e legais sobre os empregados e a folha de pagamento.
:: Coletar dados para a elaboração de formulários legais trabalhistas, previdenciários e tributários.
:: Solicitar e distribuir vales-transporte.
:: Realizar os procedimentos de demissão, que incluem exame demissional (um documento específico), cálculo de rescisão contratual e homologação do término do vínculo empregatício.
:: Realizar procedimentos referentes a aposentadoria, falecimentos e outros afastamentos, inclusive por invalidez.
:: Preparar relatórios sobre ocorrências de eventos e cumprimento de programas de higiene e segurança no trabalho. Acompanhar a legislação sobre higiene, saúde e segurança no trabalho. Alguns problemas, como a LER(lesão de esforço repetitivo, que em geral é uma inflamação causada por movimentos repetidos na digitação ou na operação de equipamentos), são considerados doenças trabalhistas.
Referentes ao aperfeiçoamento dos trabalhadores. São atividades exclusivas do RH:
• Pesquisar;recrutar e selecionar pessoas, a partir das solicitações dos diferentes setores da empresa. Esses setores, por meio de um documento interno, especificam as atribuições e os requisitos desejáveis para as vagas existentes, ou funções a serem terceirizadas, ou ainda serviços a contratar.
• Verificar a forma de contratação, que pode ser por anúncio em jornal, internet, indicação e/ou consulta a empresas especializadas em RH. Em seguida, definir os critérios de aprovação - testes, editais e exigências legais,quando for o caso.
• Apresentar aos novos contratados as políticas, os regulamentos e o estatuto funcional da empresa, além dos planos de benefícios e de ajuda social.
• Desenvolver as competências das pessoas contratadas. Para isso, devem ser feitos diagnósticos sobre as necessidades de programas de capacitação, aperfeiçoamento, treinamento e desenvolvimento de pessoal. Após a conclusão dos diagnósticos, organizar os programas necessários.
• Coletar dados sobre empresas ou profissionais de treinamento para encaminhar às instâncias de decisão. Acompanhar o treinamento e avaliar seus resultados. Detalhamento de algumas atividades.
• Seleção de pessoal. Cada profissão requer conhecimentos específicos para que o cumprimento de sua função ocorra dentro dos padrões de qualidade desejados. São conhecimentos, habilidades e posturas desenvolvidos ao longo do tempo que definem a competência e o perfil profissional. Essa atividade procura, então, identificar; por meio de diferentes técnicas e a partir de análises específicas, a pessoa mais indicada para preencher um cargo disponível.
• Aperfeiçoamento de funcionário. A dinâmica do mundo e a competitividade dos mercados fazem com que as empresas estejam sempre revendo projetos, alterando orçamentos, revisando diretrizes operacionais, ajustando políticas de ação etc. É preciso, no entanto, que todas essas modificações sejam incorporadas pela equipe de trabalhadores envolvida na execução desses passos. Para isso é fundamental que haja um fluxo de informação consistente e, sempre que necessário, treinamentos e discussões sobre novas técnicas, metodologias de execução, filosofia de atuação e mudança de processos. Cabe ao RH analisar os meios mais adequados a cada situação para que não haja desconhecimento nem falta de treinamento dos trabalhadores na execução das atividades estabelecidas nos planos da empresa.
• Admissão de funcionário. Por mais diferentes que sejam as empresas brasileiras em matéria de porte, objetivos e valores, há um momento em que as exigências são praticamente as mesmas para todas elas. Isso acontece na hora de admitir e de demitir: Por quê? Porque existe uma legislação específica, a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), que tem por objetivo regular as relações individuais e coletivas de trabalho. Mas a legislação trabalhista em vigor também pode mudar: Daí a necessidade de se estar atento e acompanhando sempre as novidades da política econômica do país, principalmente as que dizem respeito ao trabalho e ao mundo empreendedor: Por enquanto, os conceitos básicos que definem empregador e empregado ainda são os mesmos. Por exemplo, empregador é toda entidade que se utiliza de serviços prestados de trabalhadores subordinados. Empregado é toda pessoa que presta serviços de natureza não eventual ao empregador, sob a dependência deste e mediante salário.
Diante disso e segundo o Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), ainda continua valendo o seguinte: ao admitir um novo funcionário, o empregador ou a empresa empregadora deve solicitar a entrega dos documentos obrigatórios por lei, que são os seguintes:
• Carteira de Trabalho e Previdência Social, para que sejam feitas as devidas anotações .
• Certificado Militar, para provar quitação com o serviço militar (para pessoas maiores de 18 anos do sexo masculino).
• Certidão de Casamento e de Nascimento, para verificação de dados, concessão do salário-faml1iae abatimento dos dependentes, para efeito de desconto de Imposto de Renda.
• Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte, • Atestado Médico Admissional, que é obrigatório, devendo ser pago pelo empregador; que é responsável pela guarda do comprovante do custeio de todos os exames ou consultas realizados pelo empregado (Artigo 168 da CLT).
• Declaração rejeitando ou requerendo o vale-transporte.
• Outros documentos/informações, tais como Cédula de Identidade, CPF (Cadastro de Pessoas Físicas),cartão do PIS/PASEP. comprovante de endereço e de escolaridade e fotografias para o prontuário.
Depois de receber essa documentação, o empregador ou a empresa empregadora passam a ter de exercer as suas obrigações, que são as seguintes:
• Anotar na CTPS a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver.
• Preencher a ficha de salário-faml1ia.
• Incluir a admissão no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), o que pode ser feito pela internet, no site http://www.tem.gov.br
Até o dia 15 de cada mês, a empresa deverá postar no correio um impresso por meio do qual presta informação sobre o movimento de pessoal ocorrido do mês anterior.
• Efetuar o cadastro no PIS/PASEP.caso o empregado não possua um número de matrícula.
• Devolver ao empregado sua CTPS em 48 horas, contra recibo.
Ainda segundo o Sebrae, o registro do empregado deverá ser providenciado imediatamente após a sua admissão. Para isso, cada empresa deve ter um livro ou fichas de registro que, antes de serem utilizados, têm d,e ser autenticados pela DRT (Delegacia Regional do Trabalho). O prazo para a autenticação é de 30 dias após a admissão do empregado. Não ocorrendo o cumprimento da obrigação, o empregador ficará sujeito a multa.
No caso de ter mais de um estabelecimento ou sede, a empresa poderá centralizar o trabalho de registro, mas terá de deixar em cada estabelecimento o livro ou as fichas de registro à disposição da fiscalização.
E no caso de um trabalho contratado? Aí o contrato individual de trabalho poderá ser acordado tácita ou expressamente, verbalmente ou por escrito e por prazo determinado ou indeterminado. Considera-se como prazo determinado o contrato de trabalho cuja vigência dependa de termo prefixado, da execução de serviços especificados ou, ainda, da realização de certo acontecimento suscetível de previsão aproximada .
• Controle da folha de pagamento. Após a admissão do empregado, a empresa precisa realizar mensalmente uma série de operações a fim de manter atualizada a situação de seu quadro funcional (número de trabalhadores registrados).
É preciso obter informações sobre faltas, atrasos, licenças, abonos, serviços externos, enfim, uma espécie de acompanhamento do dia-a-dia dos trabalhadores, que permita elaborar ao final do mês a folha de pagamento.
É preciso, ainda, verificar quem solicitou vale-transporte, quem tem dependentes para fins de Imposto de Renda, quem realizou horas extras etc. Como se pode observar, a elaboração da folha de pagamento envolve muitas variáveis, sendo, portanto, algo relativamente complexo.
Mas a rotina de manutenção dos trabalhos não pára por aí. A elaboração da folha de pagamento e os cálculos e resultados que ela gera fazem surgir novas obrigações, que são os encargos sociais.
O recolhimento de todos os encargos sociais, principalmente o INSS e o FGTS,são aspectos da legislação trabalhista que não podem ser esquecidos. Além disso, é preciso acompanhar os prazos de concessão de direitos dados ao trabalhador, que podem apresentar datas específicas e distintas. Por exemplo: direito a férias, após 12 meses de trabalho;licenças (por casamento, nascimento de filhos etc.); concessão de salário-farrulia (para quem tem filhos até 14 anos incompletos e dentro dos limites salariais legais).
Muitas vezes, ainda, as empresas concedem certos benefícios aos empregados em função do tempo de serviço (triênios, qüinqüênios etc.). Ou concedem descontos para aqueles que quiserem cursar uma faculdade, fazer cursos de graduação ou pós-graduação. Todos esses benefícios internos, caso existam, também devem ser rigorosamente observados.
• Desligamento de funcionário. Quando um funcionário é demitido ou pede demissão, ele é desligado da empresa, deixando de ter qualquer vínculo com ela. Nesse caso, é preciso reunir a documentação legal necessária ao desligamento e pedir à pessoa que está se desligando que realize alguns procedimentos, como, por exemplo, o exame médico demissional .
• Outras providências. À empresa cabe também, nesse momento, tomar as seguintes providências: emitir o aviso prévio, preparar os documentos para o pagamento ou recolhimento de contribuições, dar baixa na carteira de trabalho, entregar ao funcionário o formulário que dá direito ao recebimento do seguro-desemprego. Se o empregado tiver menos de um ano de casa, o desligamento pode ser feito na própria empresa. Se tiver mais de um ano, deve ser homologado e feito na sede do sindicato que representa a sua categoria profissional.
• Observação: o aviso prévio é o período anterior à demissão ou ao pedido de dispensa do empregado. A empresa deve manter a redução de horas diárias na jornada de trabalho ou de sete dias consecutivos, sem reduzir o salário.
